Refusjonsskjema

Slik fyller du ut STOLTs refusjonsskjema

Refusjonsskjemaet brukes når du har hatt utgifter på vegne av STOLT og skal ha pengene tilbake, for eksempel i
forbindelse med reise, arrangement eller andre avtalte utlegg.

1. Fyll inn opplysningene dine

Skriv inn:

fullt navn

hva utgiftene gjelder (formål)

fra- og til-dato for reisen eller aktiviteten

kontonummer for utbetaling

Har du utenlandsk bankkonto, må du også oppgi IBAN og BIC/SWIFT.

2. Før opp utgiftene

Før hvert utlegg på en egen linje i skjemaet.

Oppgi:

Vedl.nr. – nummeret på kvitteringen/bilaget

Beskrivelse – hva du har betalt for

Sum – beløpet du har betalt

Ved bruk av egen bil

Oppgi kjørestrekning og antall kilometer.

Kjørelengden skal dokumenteres med veibeskrivelse fra 1881 Kart – veibeskrivelse.
Veibeskrivelsen som viser kjørerute og antall kilometer, legges ved reiseregningen.

3. Legg ved kvitteringer

Alle utgifter må dokumenteres med kvittering, billett eller annen relevant dokumentasjon.

Nummerer kvitteringene 1, 2, 3 osv. slik at nummeret stemmer med vedleggsnummeret i refusjonsskjemaet.

Ved elektronisk innsending skal kvitteringene skannes eller fotograferes slik at all informasjon er tydelig og leselig.

4. Legg ved informasjon om arrangementet

Ved reiseregninger og utgifter knyttet til et arrangement skal det også legges ved dokumentasjon som viser
hvilket arrangement reisen eller utgiftene gjelder.

Dette kan for eksempel være:

program for arrangementet

invitasjon

påmeldingsbekreftelse

annen informasjon som viser arrangementets navn, sted og dato

5. Utgifter STOLT allerede har betalt

Ikke krev refusjon for utgifter som STOLT allerede har betalt direkte.

Dersom du har mottatt forskudd eller STOLT har betalt deler av kostnadene, skal dette oppgis i skjemaet.

6. Kontroller og send inn

Før du sender inn, kontroller at:

alle aktuelle utgifter er ført opp

alle kvitteringer og bilag er vedlagt

informasjon om arrangementet er vedlagt

veibeskrivelse fra 1881 er vedlagt ved bruk av egen bil

beløpene stemmer

kontonummeret er riktig

IBAN og BIC/SWIFT er oppgitt ved utenlandsk konto

skjemaet er datert og signert

Send det ferdig utfylte refusjonsskjemaet og alle vedlegg samlet til STOLTs regnskapsansvarlige.

Husk: Dokumentasjonen skal gjøre det enkelt å se hva utgiftene gjelder, hvorfor de er påløpt og hvilken
aktivitet eller hvilket arrangement de er knyttet til.